Utiliser Confluence pour améliorer la collaboration en entreprise

Aujourd’hui, Confluence fait partie des outils de travail collaboratif les plus appréciés par les entreprises dans différents secteurs d’activité. En service technique, en gestion de projet, en services marketing ou encore en gestion de ressources humaines, la solution collaborative allie performance et praticité. La plateforme confluence met en avant la participation et la collaboration entre les différents collaboteurs en entreprise pour booster l’efficacité et la productivité. Pourquoi utiliser l’outil collaboratif dans son entreprise ? Comment fonctionne le logiciel ? Présente-t-il des inconvénients ? Découvrez toutes les réponses à ces questions.

Qu’est-ce que Confluence ?

Confluence est une plateforme collaborative qui permet la création de fichiers pour faire le stockage au sein d’un service en ligne. Les notes de réunions, les fiches-produits ou encore les plans marketing, tous les fichiers sans exception peuvent intégrer l’outil de collaboration.

Une liste de modèles personnalisables est disponible, avec d’autres fonctionnalités permettant de commenter et d’enrichir encore plus le contenu : images, vidéos, Gifs, etc.

L’outil collaboratif confluence se décline en une version free, seulement pour 10 utilisateurs. Cette version gratuite est surtout pour les petites équipes qui souhaitent se documenter sur un projet spécifique. Par ailleurs, Il existe diverses offres payantes :

  • Le standard, à 50 Euros par mois ;
  • Le premium pour 100 Euros par mois ;
  • Et la version Enterprise pour une facturation annuelle.

Pourquoi utiliser Confluence en entreprise ?

L’outil confluence permet de collaborer efficacement entre collègues.

Dynamiser la collaboration avec les outils de Confluence

Confluence booste le travail collaboratif entre les équipes pour une gestion de projet spécifique. Avec les fonctionnalités de partage de fichiers et de documents, la communication entre les membres est meilleure.

Pas besoin de se déplacer pour interagir avec d’autres collaborateurs. Chaque utilisateur peut réagir ou émettre son avis sur un document partagé avec des commentaires en tout genre.

Utiliser Confluence comme intranet

La plateforme de collaboration permet de profiter de tous les avantages d’intranet en entreprise :

  • Une relation de travail plus productive et conviviale, avec des paramètres personnalisables ;
  • Une création de contenu attrayant avec possibilité d’invitation à la discussion ;
  • Un partage d’information à temps réel avec un feedback instantané, contrairement aux mails.

utilisation confluence

Utiliser confluence pour la gestion des connaissances

Confluence, l’outil d’Atlassian, est une véritable base de connaissances en rassemblant toutes les données au même endroit. Pour ajouter des contenus, les utilisateurs peuvent faire un classement par espaces avec mots-clés.

Une barre de recherche est alors disponible pour permettre à d’autres de trouver des contenus bien organisés.

Le fonctionnement du logiciel Confluence

Le fonctionnement du réseau collaboratif d’Atlassian est assez simple.

La gestion des administrateurs

La gestion des utilisateurs peut se faire par un administrateur de façon manuelle. L’inscription publique ou les autorisations sont toutes gérées par les administrateurs, incluant les paramétrages de confidentialité.

L’espace éditeur

L’espace éditeur permet d’organiser des contenus d’un seul endroit avec source de référence. C’est un espace personnel qui vous permet d’avancer rapidement dans votre travail. Vous serez ensuite en mesure de partager et d’inviter à la conversation pour laisser tout le monde participer.

espace

La création de vos espaces et pages

Pour créer un espace ou une page, rendez-vous sur le site de confluence. Sur l’écran d’accueil, il suffit de choisir le type d’espace à créer avec un nom, une clé d’espace et quelques autres détails. N’oubliez pas de définir les autorisations d’accès à l’espace avant d’appuyer sur « Créer ».

Les applications et intégrations disponibles

Un des atouts les plus appréciés de confluence est l’intégration de diverses applications telles que :

  • Google Drive ;
  • Draw.io ;
  • Jira ;
  • Ou encore Slack.

Ce sont des outils de stockage et de partage qui facilitent également le travail collaboratif avec d’autres équipes. Les fonctionnalités d’intégration rendent les outils collaboratifs encore plus performants pour un gain en productivité.

Quelques faiblesses de Confluence

Confluence est une plateforme simple et facile à utiliser avec une interface ergonomique. Les fonctionnalités et le support client sont réactifs et intéressants pour un bon rapport qualité prix. Cependant, l’outil présente aussi bien quelques faiblesses.

L’intégration de nouvelles fonctionnalités trop fréquentes est l’un des points négatifs les plus constatés par les utilisateurs. Bien que cela soit pour améliorer les fonctionnalités existantes, cela peut entrainer de la confusion de temps à autre.

Les utilisateurs sont donc obligés de recommencer à trouver l’emplacement des options pour une prise en main plus simple et plus rapide. Un point qui peut faire perdre un temps précieux lors de la réalisation de certains processus.

Toutefois, l’outil reste l’un des plus performants sur le marché. Concernant les offres tarifaires, le choix va dépendre de l’importance de votre organisation et du nombre d’utilisateurs à intégrer. Le budget alloué est à définir en avance.